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行之干货 | 知识产权贯标外审注意事项

时间:2018-09-26   点击次数:1266

 

现在很多公司都会去通过知识产权贯标认证,进一步强化知识产权创造、运用、管理和保护,增强企业内部的自主创新能力,但是很多企业在知识产权贯标审核的时候,会遇到一些问题,下面给大家介绍一下,在具体审核时部门和公司员工要注意的问题。



1. 审核时一般会分为两个办公室同时进行,每个办公室给审核老师配备一个陪审人员,负责传达信息等;各个部门所对应的程序文件、各个部门的职责、各个部门处理工作的流程、企业的知识产权方针、年度知识产权目标、企业目前的知识产权状况、知识产权管理手册、企业的组织架构、企业的人数等都要准确(根据文档的内容)的回答出;


2. 首次会议之后一般是管理者代表带领审核老师参观一下企业,介绍一下企业的基本情况,各个部门的办公地址,我们企业取得的其他证书如CMMI3或CMMI5等通过间接的渠道告诉审核老师,让审核老师对企业有一个很好的额印象;



3.企业的人员包括管理层人员都要让审核老师感受到企业很重视这次贯标活动,即使我们有做的不好的地方,如记录文件整理的不好,但态度一定要好,让审核老师觉得受到了重视;知识产权管理手册上的知识产权目标和我们整理的年度知识产权目标和年度知识产权目标分解等是相对应的; 


以下是各个部门及岗位关于贯标审核的分工:

01、管理层(总经理和管理者代表)


a. 企业的知识产权方针;

b. 企业的知识产权现状;

c. 企业的年度知识产权目标;

d. 企业如何制定知识产权方针和目标的;

e. 企业如何确保知识产权管理人员之间有效沟通的;

f.企业如何确保满足知识产权管理的各种资源的配备等。


02、知识产权小组

a. 知识产权的职责是什么,由哪些人员组成;

b. 一个完整的专利、软著或商标从申请到取得的一整套完整的资料;

c.企业的知识产权(包括专利、商标和软著)有很好的归纳整理,可以很方便的展示出来(最好能够做的很有规律,给审核老师展示讲解一下);

d.审核老师需要什么文件,能够很配合的去整理出来等;

e.《合理化建议》、《合理化建议审批表》认真整理;


03、产品研发部

a. 能够整理出三个完整的项目,把项目的各个阶段与知识产权有关的内容展示给审核老师;

b. 准确回答出所在部门的人数,现在同时在进行的项目;

c.所在部门的职责是什么;

d.今年的知识产权目标是什么;

e.做知识产权的检索是在什么阶段(一般是在立项阶段和设计阶段);

f.认真整理出三个项目中的每一个记录文件,一定要认真,不然很麻烦;


04、行政人事部



a. 所在部门的职责是什么;

b. 年度培训计划及相应的完整记录(包括年度培训计划表(16年和17年)、每次培训的申请表、签到表、培训记录表);

c. 至少三套的劳动合同和保密协议,如果在劳动合同中没有与知识产权有关的条款,能够解释为什么没有(一般是有签订保密协议的,对入职的员工有做知识产权背景调查(入职员工知识产权背景调查表));

d. 对核心的离职员工(核心的开发人员、管理层人员等)有作离职员工面谈记录表和离职员工资料交割清单;

e.知识产权的奖励惩罚措施,程序文件《知识产权奖惩制度》,记录文件结合财务部的《知识产权经费使用记录》、《知识产权奖金发放登记表》、《知识产权奖惩记录表》,这三种表格的金额相互对应;

f.采购合同中是否有与知识产权有关的条款,如果没有的话,做一份补充协议或者合同附件,明确采购合同中有涉及知识产权时,知识产权的权属、使用范围、侵权责任承担等信息;


05、市场部


a. 企业的知识产权目标、企业的市场、部门的人数;

b. 现在销售的产品有几种,它们的主要功能是什么;

c. 有没有参加过展会,如有的话,把最近参加展会的所有材料整理出来(包括自己产品所涉及的专利、专利的数量、软著、软著的数量、有无商标等,所涉及的专利、商标或软著的持有人的信息,与同行竞争对手产品有什么优势,同行竞争对手的产品所涉及的专利、商标、软著的信息,及持有人的信息);

d.《知识产权风险监控记录及防范预案》、《知识产权风险评估报告》在 知识产权小组的文件夹中,要认真填写;e.制定好知识产权保护和规避方案;


06、财务部


《知识产权经费使用记录》、《知识产权奖金发放登记表》、《知识产权奖惩记录表》三张表整理完整,包括年度经费使用记录、知识产权奖惩记录(获得知识产权的奖励费、专利、商标、软著等的申请费、维持费等、培训费、购置知识产权专用的软件的费用、知识产权检索的费用、遇到知识产权纠纷时所花费的费用等),注意表格数据要相互对应。


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